Hvor mye data trenger en bedrift egentlig?
De fleste bedrifter kjøper for mye data, eller for lite til feil ansatte. Sannheten er at det ikke finnes ett riktig svar, men det finnes en riktig måte å regne det ut på. I denne artikkelen går vi gjennom hvordan du faktisk kartlegger forbruket, hvorfor tallene varierer så mye mellom roller, og hvordan du unngår å betale for data ingen bruker.
- De fleste kontoransatte lander mellom 5 og 20 GB i måneden, mens selgere og montører på farten fort passerer 30 til 50 GB.
- Det viktigste tallet finnes allerede i mobilregningen og i telefonens egen forbruksmåler, ikke i magefølelsen.
- Data som deles i pott på tvers av ansatte utnytter kapasiteten langt bedre enn faste kvoter per SIM.
- Fri data eller svært store potter lønner seg først når enkeltansatte jevnlig bruker mye, ikke som standardvalg for alle.
- For momspliktige bedrifter er prisen etter MVA-fradrag det relevante tallet å sammenligne.
Hvorfor spørsmålet er vanskeligere enn det ser ut
Datarehov er ikke en egenskap ved bedriften, men ved hver enkelt ansatt og hvordan de jobber. En regnskapsfører som sitter på kontorets wifi hele dagen kan klare seg med noen få GB, mens en prosjektleder som streamer videomøter fra bilen kan bruke det tidobbelte.
Derfor gir det sjelden mening å kjøpe samme abonnement til alle. Det du egentlig leter etter er ikke ett tall, men en fordeling: hvor mange ansatte som er lette brukere, hvor mange som er middels, og hvem de få storforbrukerne er.
Hva bruker en typisk ansatt egentlig?
Tallene under er grove pekepinner for norske forhold, ikke fasit. Det faktiske forbruket avhenger av hvor mye tid som tilbringes på wifi kontra mobilnett, og av om video og navigasjon inngår i arbeidsdagen.
Lette brukere: 2 til 8 GB
Typisk for ansatte som er mest på kontoret og bruker mobilen til e-post, meldinger, telefoni og litt nettlesing. Mesteparten av tung bruk skjer på wifi, så mobildataen går til småting underveis.
Middels brukere: 8 til 25 GB
Selgere, ledere og ansatte som er en del på farten, tar videomøter av og til og bruker karttjenester. Dette er den vanligste kategorien i mange bedrifter, og også den det er lettest å bomme på.
Storforbrukere: 25 GB og oppover
Montører, sjåfører, felt- og anleggspersonell som bruker mobilen som primær tilkobling, deler nett til nettbrett eller laptop, og streamer video eller navigerer store deler av dagen. Her kan svært store potter eller fri data faktisk lønne seg.
Slik finner du det faktiske tallet
Du trenger ikke gjette. Forbruket ligger allerede loggført to steder, og en halvtimes arbeid gir deg et langt bedre grunnlag enn noe estimat.
En ansatt som i snitt bruker 12 GB, men som treffer 22 GB i de travleste månedene, trenger et abonnement som tåler 22, ikke 12. Å bli strupt i hastighet midt i en viktig uke koster mer enn de ekstra kronene abonnementet ville kostet.
Se på de siste tre til seks månedene
Hent ut forbruket per SIM fra operatørens bedriftsportal eller fakturaene. Tre til seks måneder fanger opp sesongvariasjon, ferier og travle perioder. Se etter snittet, men merk deg også toppmånedene, for det er der du eventuelt sprenger kvoten.
Sjekk telefonens egen måler
På både iPhone og Android finnes en forbruksoversikt under innstillingene for mobildata. Den viser hvilke apper som trekker mest, og avslører for eksempel om det er videomøter, skylagring eller bakgrunnsoppdateringer som spiser dataen.
Delt datapott mot fast kvote per SIM
En av de største forskjellene mellom bedriftsabonnement og privatabonnement er muligheten for delt datapott. I stedet for at hver ansatt har sin egen faste kvote, trekker alle fra en felles pott.
Fordelen er tydelig: den som bruker lite, subsidierer i praksis den som bruker mye, uten at du trenger å treffe blink på hver enkelt. En måned der en montør bruker 40 GB og en kontoransatt bruker 3 GB, går opp i opp mot et jevnere gjennomsnitt.
Ulempen er at en enkelt storforbruker kan tømme potten for alle hvis den er satt for lavt. Derfor kombinerer mange en delt pott med et par abonnement med fri data til de tyngste brukerne.
- Delt pott passer bedrifter med blandet bruk, der noen er lette og noen tunge.
- Fast kvote per SIM gir bedre kontroll når alle ansatte har ganske likt og forutsigbart forbruk.
- Fri data til utvalgte ansatte fjerner risikoen for at én person tømmer fellespotten.
Når lønner fri data seg, og når er det bortkastet
Fri data høres trygt ut, men for mange ansatte er det ren overkapasitet de betaler for. Regelen er enkel: fri data lønner seg for den som jevnlig bruker mer enn de største pottene dekker, og er bortkastet for den som sjelden passerer noen få GB.
En praktisk tilnærming er å dele staben. Gi lette og middels brukere en romslig kvote eller en delt pott, og reserver fri data til de få som virkelig trenger det. Da betaler du for kapasitet der den faktisk brukes.
Husk også at hastighet betyr noe. Noen abonnement fortsetter i redusert fart etter at kvoten er brukt opp, i stedet for å stoppe helt. For en ansatt som bare trenger e-post resten av måneden, kan det være mer enn nok.
Deling, utland og andre skjulte forbrukere
Datarehovet ditt handler ikke bare om nettlesing på telefonen. Flere faktorer kan endre regnestykket betydelig, og de er lette å glemme når man bare ser på et snittall.
Deling til laptop og nettbrett
Ansatte som bruker mobilen som mobil ruter til PC eller nettbrett, kan mangedoble forbruket. En arbeidsdag med videomøter fra en laptop koblet på mobilnettet spiser data raskt.
Bruk i utlandet
Reiser ansatte i EU og EØS, gjelder egne roamingregler som kan begrense hvor mye av potten som kan brukes ute. Reiser de utenfor EØS, kan data bli dyrt. Sjekk vilkårene hos operatøren før du regner utenlandsbruk inn i det vanlige forbruket.
Bakgrunnsbruk og oppdateringer
Skylagring, sikkerhetskopier og automatiske appoppdateringer kan trekke data uten at den ansatte merker det. Å sette store oppdateringer til kun wifi er et enkelt grep som frigjør kvote.
Sett det sammen til et valg
Når du har fordelingen mellom lette, middels og tunge brukere, blir valget konkret. Du kjøper ikke ett abonnement til hele bedriften, men riktig nivå til hver gruppe, gjerne samlet under samme bedriftsavtale.
Operatørene i Norge dekker ulike behov, og nettvalget påvirker dekningen der de ansatte faktisk jobber. Telenor og Telia driver hvert sitt nett, Talkmore kjører på Telenor-nettet og Phonero på Telia-nettet, mens Ice har eget nett. Er ansatte mye i grisgrendte strøk, veier dekning ofte tyngre enn en liten prisforskjell.
Prisene endrer seg og varierer med antall SIM og bindinger, så de bør du hente direkte fra operatøren. For momspliktige bedrifter er det verdt å huske at prisen etter MVA-fradrag er det reelle tallet å sammenligne på, siden merverdiavgiften vanligvis kan trekkes fra.
Ofte stilte spørsmål
Hvor mange GB trenger en vanlig kontoransatt?
De fleste som er mest på kontoret og bruker wifi til tunge oppgaver, klarer seg fint med 5 til 15 GB i måneden. Sjekk gjerne de siste tre månedenes faktiske forbruk før du bestemmer deg, det gir et tryggere tall enn magefølelsen.
Bør alle ansatte ha fri data for sikkerhets skyld?
Sjelden. Fri data lønner seg for de få som jevnlig bruker mer enn de største pottene dekker, mens de fleste betaler for kapasitet de aldri rører. En blanding av delt pott til de fleste og fri data til storforbrukerne er som regel mer økonomisk.
Hva er en delt datapott?
Det er en felles datamengde som alle ansatte trekker fra, i stedet for at hver SIM har sin egen faste kvote. Lette brukere jevner ut de tunge, så du slipper å treffe eksakt riktig kvote på hver enkelt ansatt.
Hvordan finner jeg ut hva de ansatte faktisk bruker?
To steder: operatørens bedriftsportal eller fakturaene viser forbruk per SIM, og telefonens egne innstillinger for mobildata viser hvilke apper som trekker mest. Se på tre til seks måneder for å fange opp variasjon.
Bruker mobilen mer data hvis jeg deler nett til PC-en?
Ja, ofte betydelig. En laptop koblet på mobilnettet med videomøter og skylagring kan mangedoble forbruket sammenlignet med vanlig telefonbruk. Ansatte som deler nett jevnlig bør ha romslig kvote eller fri data.
Gjelder dataen min i utlandet?
I EU og EØS gjelder egne roamingregler som kan begrense hvor mye av potten du kan bruke ute, mens data utenfor EØS kan bli dyrt. Sjekk alltid vilkårene hos operatøren før du regner utenlandsbruk inn i det vanlige forbruket.
Hva skjer når kvoten er brukt opp?
Det varierer. Noen abonnement stopper dataen helt til neste måned, andre fortsetter i redusert hastighet, og noen lar deg kjøpe påfyll. For en ansatt som bare trenger e-post resten av måneden kan redusert fart være helt greit.
Kan bedriften trekke fra MVA på mobilabonnement?
For momspliktige bedrifter kan merverdiavgiften vanligvis trekkes fra, slik at den reelle kostnaden er prisen etter MVA-fradrag. Det er det tallet du bør sammenligne på når du vurderer abonnement mot hverandre.
Vil du ha hjelp til å velge?
Få en gratis og uforpliktende gjennomgang, eller sammenlign selv.